So planst Du Deine Spendenstein Aktion

Spendensteine haben etwas Tolles (Dieses Wort wird in diesem Blog aktuell etwas inflationär eingesetzt, aber wir stehen irgendwie drauf.)! Die Steine halten über Jahrzehnte, man kann Häuser mit ihnen bauen, Wege pflastern, sie als Wurfgeschosse verwenden, sie können Balkone und Gärten verschönern oder einem Spender als Dankeschön für die Unterstützung des Projekts eine besondere Freude machen. Und machen sich auch sehr gut als Briefbeschwerer auf Schreibtischen. Besonders eignet sich der Einsatz von Spendensteinen im Bereich, wo es um Neu- und Umbauten sozialer Einrichtungen wie Schulen, Universitäten, Kindertagesstätten oder Kliniken handelt. Zuletzt dankte die Charité Berlin ihren Großspendern für die Unterstützung beim Aufbau der neuen Kinderstation.

Es können aber auch noch viele weitere Projekte umgesetzt werden. Und hier wird es jetzt interessant und auch ein wenig herausfordernd. Denn wer Spendensteine als Fundraising-Instrument einsetzen will, der muss wie bei anderen Instrumenten auch ein paar Dinge beachten und planen. Diese Dinge stellen wir euch in diesem Text vor, wobei es sich natürlich nur um einen groben Fahrplan handelt. Individuelle Anpassungen sind ausgenommen und sehr erwünscht.

Das Projekt

Zunächst einmal müsst Ihr vor Ort klären, wie die Spendensteine in Eurem Projekt Verwendung finden sollen. Sollen sie Teil des Vorhabens sein, also zum Beispiel in einer Mauer oder einem Weg verarbeitet werden? Oder sind sie „nur“ als Dankeschön für Spenderinnen und Spender gedacht? Soll der Spender einen kleinen Stein erhalten oder einen identisch großen? Soll es ein Spenderevent geben, auf dem die Steine verarbeitet oder eingesetzt werden?

 

Wer soll angesprochen werden und wie soll dies geschehen?

Eine Zielgruppenplanung macht Sinn. Besonders dann wenn es um die Frage geht, welche Spendensummen akquiriert werden sollen. Es kann gut sein, Spenden für einen Spendenstein ab einer Höhe von 50,- oder (besser) 100,- Euro abzufragen. Der Grund dafür ist, dass die jeweilige Spende immer in vernünftiger Relation zu den Kosten des Steins stehen sollte. Schließlich geht es ja darum, dass möglichst viel von der Spende beim Projekt ankommt. Die Steine ja nur das Mittel zum Zweck. (Wenn auch ein sehr schönes! ;-)). Die Ansprache für eine Steinspende kann auf verschiedenen Kanälen erfolgen: Persönlich, via Flyer oder auch online. Zum Onlinethema gleich mehr. Sollte sich ein Spender zu einer Spende entscheiden, so geschieht dies am einfachsten mit einem Flyer.

Der Flyer

Ein Aktionsflyer bietet dem Spender die Möglichkeit, die Spende per SEPA-Lastschrift vom eigenen Girokonto einziehen zu lassen oder es ist ein Zahlschein/Überweisungsträger beigelegt. Parallel dazu macht es Sinn, den Spender um einen Textvorschlag zu bitten, der auf dem Stein erscheinen soll. Die Vorgabe der Anzahl der Buchstaben durch Euch vereinfacht die Eingabe. Hierüber sollten wir vorher kurz sprechen, was Ihr euch vorstellt und was technisch machbar ist. Grundsätzlich ist vieles möglich. Der Spender wird dann gebeten, diesen Textvorschlag entweder per E-Mail oder schriftlich an Euch zu übermitteln.

Rauf auf die Gesamtliste

Ihr sammelt dann auf einer Liste die Texte, die auf die Steine gelasert werden sollen und schickt sie uns, nachdem jeweils ein paar hinzugekommen sind. Wie viele sinnvoll sind, sollten wir auch besprechen, da es sehr von Eurem individuellen Vorhaben abhängt und ob Zeit ein wichtiger Faktor ist.

Eine Spende kommt herein. Und dann?

Herzlichen Glückwunsch! Denn darum geht es ja und ist Sinn der Sache! Die Spende wird durch Euch projektbezogen verbucht und der Spender erhält sofort und in kürzester Zeit einen Dankbrief und die Zuwendungsbestätigung („Spendenquittung“), so es sich um eine Spendenaktion handelt und um keine Sponsoring- oder Werbemaßnahme. Dieser Dankbrief sollte kein Standardschreiben sein sondern sich auf das Projekt beziehen und einen besonderen Bezug zum Stein haben. Hier drin könnt Ihr bereits ankündigen, wann die Verlegung oder der Einbau geplant ist. Schön wäre auch, dem Spender ein Foto vom Originalstein zu versprechen und dies nach Fertigstellung zuzusenden. Hier solltet Ihr auch deutlich darauf hinweisen, dass Ihr für Rückfragen zur Verfügung steht. Wenn Ihr Unterstützung bei der Entwicklung von Dankbriefen benötigt, meldet Euch bitte.

Verweis in der Fundraising Software

Falls Ihr eine Fundraising-Software im Einsatz hat, so macht die Verbuchung und Eintragung in einer eigenen Aktion, einem Projekt, Instrument oder unter der Verwendung eines Werbecodes (je nach Softwareprodukt) Sinn, damit Ihr im Nachhinein oder im Verlauf des Projekts stets einzeln auswerten könnt und im Idealfall per Klick die Aufschriften der Steine nachverfolgen könnt.

Die Kosten für Herstellung und Transport

Es hat sich gezeigt, dass Spender bei einem transparenten Umgang mit den Herstellungs- und Transportgebühren für die Steine bereit sind, diese mit zu übernehmen, damit Euch weniger Kosten entstehen. Dies sollte dann auch rechtzeitig kommuniziert werden und auch Teil der Akquisestrategie und des Flyers werden. Mit einem Kreuzchen („Ja, ich übernehme….“) neben der einzutragenden Steininschrift erhält man die Erlaubnis dafür.

Offline – Online

Steine sind eine harte Sache und etwas Handfestes zur weiteren Verarbeitung. Dennoch besteht eine gute Möglichkeit, die Steine auch über das Netz zu präsentieren, sie online bestellbar zu machen und sogar die unterschiedlichen Laserinschriften auszuprobieren. Nach einer Transaktionen können diese dann zum Beispiel auch in einer virtuellen Mauer verewigt werden. Die Einbindung funktioniert praktisch auf jeder Website und auch in sozialen Netzwerken wie Facebook. Bitte sprecht uns an zu Kosten und Möglichkeiten. (Nebenbei: Schon mal auf unserer Facebookseite geschaut?)

Der Einbau

Alles hat gut funktioniert und schon bald landen die Steine – in der Regel via Spedition – bei Euch bzw. an der angegebenen Lieferadresse. Nun seid Ihr ein wenig auf Euch alleine gestellt. Was mit den Steinen passiert, überlasst Ihr am besten den Fachleuten, Maurern, Garten- und Landschaftsbauern und all denen, die sich mit Steinen auskennen. Sollte mal was daneben gehen, dann kontaktiert uns bitte und wir sorgen für steinigen Nachschub.

Weitere Unterstützung benötigt?

Wir arbeiten mit erfahrenen Fundraisern zusammen, die Euch gerne bei der Aufsetzung des Projekts unterstützen. Sprecht uns an und wir vermitteln euch an passende Personen oder Agenturen.